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Cap 1 de Inf 5
Auditoría I
Universidad Católica de Salta
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Capítulo N 2 1
CONCEPTOS
GENERALES
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CONCEPTOS GENERALES
El verbo latino "Audire" significa "oír" y el sustantivo latino "Auditor" s 1 ·gn·fi " 1 " Es 1 · · 1 • 1 1ca e que ore.. te es e ongen _eumo óg1c? de la palabra auditoría y también representa su origen hJStónco porque los pn!"eros auditores eJercfan su función juzgando la verdad O falsedad de lo que les era somebdo a su verificación principalmente oyendo. Las siguientes citas son ilustrativas:
" ... En tiempos pasados, los profesionales efectuaban sus comprobaciones oralmente escuchando los argumentos de aquéllos a quienes debían controlar lo que podría explicar~ se por lo primitivo de los métodos de registración que se utilizaban" (1 ).
", .. El método uJilizado en la Edad Media por muchos siglos fue que la persona que hab(a llevado las cuentas leía en voz alta y daba las explicaciones orales a un grupo de funcionarios designados. El informe del auditor contenía frases tales corrw, el auditor oy /os movimientos de la cuenta de Robert Young', y que el débito y crédito ha sido, visto, oído y entendido"' (2).
La• utilización de la denominación de auditor es muy antigua. Puede encontrarse referencia a auditores militares (interpretaban la ley o actuaban como auxiliares del juez militar), auditores eclesiásticos Gueces de apelación integrando la Rota romana, conseje- ro del Papa en Teología, juez), juez de la organización jurídica española (llamado en este caso Oidor en lugar .de auditor), etc .. En la actualidad, existen auditorias realizadas por las distintas especialidades de los graduados en Ciencias Económicas, auditorías realizadas por médicos, ingenieros, etc .. La realidad indica que existen diversos tipos de auditoría y diversas clases de auditores como correlato de aquéllas. Por ello, es conveniente la búsqueda de los elementos comunes de las diferentes clases, para encontrar la conceptualización de la auditoría; en general, sin aditamentos. Este es el enfoque de Horacio López Santiso en "Un nuevo enfoque sobre la auditoría y sus normas", Informe. 1 del Area de Auditoría del Centro de Estudios Científicos y Técnicos (CECYl) de la Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas. En este trabajo el autor utilizando la teoría de sistemas y profundi7 el estudio de la función de control conceptualizaba la auditoría en general y ubicaba adecua- damente la auditoria de estados contables. Este enfoque, se seguirá en el desarrollo de este capítulo y los siguientes. ·
l. AUDITORIA EN GENERAL
1. SISTEMAS, EMPRESAS Y ADMINISTRACION
1.1. CONCEPTO DE SISTEMA
El concepto de sistema es expresado con claridad por Ackoff (3):
"Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados, de cualquierc~se; por ejemplo, conceptos (como en el sistema numérico), objetos (como en un sistema telefónico o el cuerpo humano) o personas ( como en una sociedad). El conjunto de elementos tiene fas treS
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prictica o de minimll3r su impo~ia. Est_e tipo de control es _el que lmloorcion, l
mayores ventajas; sin embargo, no siempre ~ 1 generalmente es _aplicable,~~ 1 4. Un grupo O mecanismo activador que es capaz de producir un cambio l · de proyectar la actividad del sistema y las dificultades que encierran las estimaciones~ operante, o sea realizar la acci6n correctiva". en e szS
t ema
la incertidumbre involucrada. ~j
La preparación de un pronóstico financiero con el _objetivo de etermar las P<>líti ,., En los co~troles ~enominad_os correctivos estos elementos aparecen en forma integral. El
- 1 trol. tirá ' s "' d di.. s que
financieras a segwr· que serán en gran parte las acciones correcbvas a implantar e cair ontrol de mventartos es un eJemplo de control retroalimentado en el que los elemento
ejemplo de un control prealimentado. En este~~º• e cop constS en detenrunar j"' lo comn_en pue en _stmguuse con claridad..
desvíos que se espera se produzcan en el movtmtento de fondos de un período futuro lll Los obJetivos esblec1dos e~ ~te caso, se refieren a una existencia máxima y mínima para
que pueden ser superávit o déficit e infonnar de ello a los responsables de la acción e 'loi cada producto, asi como la fiJación de punto de pedido y cantidad económica de compra.
tiva. Esta se tomará con antelación de los desvíos, de modo tal que evitará que los d
0 ~ • Los elementos del control son: sucedan en e1 modo en el que hubieran acaecido de no haber tomado tal acción corr:~oi :μiticipada. 11
1.2. ELEMENTOS DEL CONTROL
Los cuatro elementos básicos del control son enunciados por J ohnson, Kast y Rosenzwe¡ (6): "Ellos se presentan siempre en la misma secuencia y con la interre/aci6n q~ ~ describe en la figura nro. 1".
1 Sistema Operante
4 Grupo activante
4:
Características o condición controlada
Figura 1-
3 Grupo de control
Los cuatro. elementos del control de un sistema son: (7). "l. Una característica o condición del sistema operante que deberá ser medida. Estt elemento puede ser la producci6n de un sistema durante cualquier etapa del proceso, o puede ser una condición que ha resultado de la producci6n de ese sistema.
2. Un artefacto o método sensor para medir las características o condiciones controladas i 0 ea la medida del rendimiento.
3. Un, unidad o equipo de control que compara los datos medidas con el rendirrútfl· to planeado, determina la necesidad de cor y pone en acción la información que permitirá corregir la producción del sistema. · Acéptese para las necesidades de este trabajo que· "informaci6n" es. un conocúnient~ bajo una forma comunicable, ó, como también se ha dicho todo aquello que puede reduclf la incertidumbre.
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a. Característica o condici6n controlada: cantidad almacenada y movimientos de un período.
b. Sensor: registros de inventario, que miden la <;anfidad almacenada y los movimieptof del
####### período. + f fl Ne~ ( ~ 1 fOdro. r:- -::l. "('(l,n /_ l"/.Ó.•<_ &@: ~+o d('
c. Grupo de coñirof: quien compara los objetivos con la medici6n. t fQ<l d. Grupo activan/e: será quien toma las medidas correctivas sobre los desvíos determina- dos por el grupo de control.
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En un control prealimentado también se verifica la existencia plena de los elementos de 'Jontrol. En el ejemplo del presupuesto .financiero utilizado, se pueden encontrar los · elementos del control mencionados. La meta para este ~istema es optimizar el uso de los fondas, evitando que existan fondos ociosos por encima de determinada cifra mínima, necesaria para la operación cubrir imprevistos y contar con cierta liquidez, y que si existen faltantes de fondos proyectados sean cubiertos con la debida anticipaci6n y al costo financiero menor. Los elementos del control son:
a. Característica o condición controlada: la existencia esperada de fondos en cada uno de los momentos del futuro que se desea controlar. b. Sensor: el presupuesto financiero que mide, en este caso mediante un pronóstico, la existencia esperada de fondos en el período futuro en consideración. c. Grupo de control: quien compara la existencia de fondos esperada en el período futuro pronósticado con los que resultarEan según los objetivos establecidos, determina los desvíos e informa al grupo activante. d. Grupo activante: quien toma las decisiones ÍJara evitar que se produzcan desvíos no deseados entre la existencia real de fondos y la que surge de los objetivos establecidos.
La descripción de los elementos que componen un control lleva a la conclusión que cada control es un sistema en sí mismo, pues es un conjunto de elementos interrelacionados que cumplen las condiciones establecidas para la existencia de un sistema. Los controles ~eberían ser denóminados sistemas (o subsistemas) de control, que pueden ser no correc- tivos, retroalimentados o prealimentados.
1.2 .. INDEPENDENCIA DEL CONTROL
Johnson, Kast y Rosenzweig clasifican a los controles en dos categorías: de secuencia
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-..-',5c..
. gún si pertenecen o no al sistema operante al que re
cerrada y de secuencia abierta. se uencia cerrada es aquel en el que todos los elemen:lan,
un subsistema de control de ~ En ese caso no existe independencia del control Ya s de
éste pertenecen a_l sismr:ti:: atoridad que conduce el sistema que se está reanaue
depende e la mma Je tro1 de secuencia abierta es aquél en el que el grupo de control º·.
Un subs1ste?1ª e con se regula En él el grupo de control es independiente del siste no
pertenece al sistema que · ma
operante.
1.2. ECONOMICIDAD DEL CONTROL
La necesidad· que el costo que implica la e_xistencia e un control sea menor que el
beneficio que próduce con su accin e ~egulación d un sistema es la. c?nsecuencia lógica
de la finalidad del control. Este pnnc1pio ~ den~mma de la_ economicidad del control.
El principio de economicidad del control uene diversas vanantes. Una de ellas, es que no
se controlan todas las características o condiciones de un sistema operan_te sino sólo aquéllas
que se consideran de mayor importancia y que hacen a la esen_c1:3 de los objetivos
establecidos para el sistema operante. Otra es que -el grado de precisión del control está
limitado por la importancia de los desvíos que se consideran tales. Los de importancia
menorqueseaceptan no invalidan el cumplimiento de los objetivos en esencia; por ejemplo,
control en miles en lugar·de control en unidades. Una tercera forma es que el control puede
no abarcar todos los resultados de la actividad del sistema sino los necesarios para conocer
los desvíos que se producen y tomar las acciones correctivas necesarias. El principio de
economicidad conduce frecuentemente a que el control actúe en forma selectiva.
1. CONCEPTO DE AUDITORIA DE SISTEMAS
####### J_ fV. f, Auditoría es una función de control, porque su acción se dirige a influenciar un sistema
en sentido restrictivo o directivo. Al constituir un control, la auditoría es, como cualquier otro, un control de sistemas. Es posible generalizar a la auditoría de sistemas comprendien- do a t<><!3s las clases de auditorías, ya que todas constituyen control de sistemas, y a todos los auditores como grupos de control integrantes-del subsistema de control denominado auditoría. Este es el enfoque de López Santiso (8):
"La auditoría de sistemas ha sir;w definida como la revisión sistemática, organiza~, de los sistemas en funcionamiento para ver si en ellos se verifican las propiedades de._
Vigencia de los objetivos planteados como base del diseño original (entendiendo por diseño el arreglo o coordinaci6n de las partes o detalles del sistema).
Concordancia del sistema con los objetivos ( efectividad). ,,¡
- ,,
Permanencia del d' - ativa· mente. iseno por no haber sufrido alteraciones que lo degradaran oper •
Eficiencia del sistema.
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-
Cada uno de los tipos de auditoría tradicionales ( externa, interna, operativa, de gesti6n,
etc.), puede ser pensado como una auditoría de sistemas o de partes de un sistema, ya sea
ue actúe examinando los sistemas operativos o informativos.
q La asimilaci6n de auditoría con auditoría de sistemas, parecería válida para todos los &
tipos de auditoría. y como funci6n, para todas 9/<Pclases de auditores cualquiera fuera la ~
especialización profesional requerida para su cwnplimiento adecuado ( contadores públi-
cos. licenciados en administraci6n, ingenieros, técnicos, etc.)".
La auditoría, por otra parte, es un sistema de control correctivo; del tipo retroalimentado.-:Z ,1,1p
0 1-: En efecto, el auditor es el grupo de control que compara los objetivos definidos para el sistema con los resultados que éste produce en relación con la característica controlada, detennina los desvíos e informa de ello al grupo activante. No podría concebirse la auditoría como un control no correctivo porque toda auditoría está dirigida a la medición e información de los desvíos. Tampoco podría pensarse en auditoría como un sistema de control prealimentado, porque su función no es la de un control inclui- do en la planeación, sino la verificación de algo que ya ha sucedido, aunque se trate, por ejemplo, de información proyectada, la información ya fue preparada y los desvíos entre ésta y la que · debió haberse preparado de acuerdo con los objetivos establecidos ya sucedieron. Auditoría es, en general; un control selectivo porque nonnahnente no es necesario verificar la totalidad de los resultados producidos por un sistema para obtener información suficiente para evaluar el funcionamiento del sistema operante. Auditoría es un control de secuencia abierta, es decir que el grupo de control no pertenece al sistema operante, sino que es independiente de él. Cuando el control pertenece al sistema, simplemente se denomina control, pero no auditoría. Una definición que podría derivarse de las características de la auditoría que fueron analizadas es la siguiente: se denomina auditoría al control independiente, retroalimenta- do y generalmente selectivo de un sistema.
- NORMAS DE AUDITORIA DE SISTEMAS h JJ D 3-:;- y /?¡ i3 -s '~ ¿Siy ?.
a ~esolución 1:écnica ~ro. 7 de la Federación Argentina ~e-Ó>nsejos Profesionales de
~netas ~conómicas conuen Normas de Auditoría y Normas sobre Auditoría Externa de
ormación contable. ~ pnmeras son las normas de auditoría de sistemas, de auditoría
en len~ral. Están clasificadas en tres grupos: condición básica para el ejercicio de la
au itona, normas para el desarrollo de la audit<;>ría y normas sobre informes.
- CLASES DE AUDITORIA. DISTINCION DE OTROS CONTROLES
Tal como surge de lo analizado anteriormente, la auditoría de sistemas es aplicable a cuaJ9,uier sistema por lo que hay innumerables clases de auditoría de diversos objetivos y finalidades. Puede pensarse en auditoría de contadores públicos referidas a la información contable, en auditoría del planeamiento y control de la producción, en auditorías médicas, en auditorías legales, en auditorías impositivas, en auditorías de la enseñanza, etc .. Natu-· ralmente, el concepto de auditoría de sistemas es. extensivo a todos los elementos del control, lo que la hace aplicable a todos los tipos posibles de auditores como grupos de control así como a todos los grupos activantes correspondientes.
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Figura 1-1: SISTEMA DE CONTROL AMBIENTAL
- ~
~ ---
GRUPO S'f'E RESUL T AI>o
1
OBJETIVO ACTIVANTE ~ - - -- * Produ~
,, E/CDE ~ ESTADOS ACUERDO ~ COMUNIDAD
EMPRESA CONTABLEs• CON LA REALIDAD Y NCP - - ~
Desvíos ,-- GRUPO DE CONTROL
... AUDITOR ' INDEPEN- DIENTE
####### -
- La comunidad utiliza el dictamen p: ra: 1 Apreciar si es posible, cuáles debiera haber sido los estados contables.
- Influenciar para corregir los desvíos, lo que varía según el caso
Auditoría externa de estados comables para ser presentads a terceros podría sei
conceptualizada como la función independiente de control retroalimentado Y ge?eralmen¡
te selectivo de los estados contables de un ente, que compara si las transacciones Y, e
patrimonio incluidos en ellos, coinciden con la realidad y con normas conbles Y comumca
los desvíos a la comunidad a través de su informe.
2. AUDITORIA INTERNA
Esta auditoría ha sido definida por la Tercera Convención Nacional de Auditores Internos
celeba. en 1982 coo. •una funció e evaluación independiente_ esta?leida en u~~
orgamzac16n para la rev1S1on de sus act1V1dades como un servicio a la dirección agrean del
Iego qe "es un controlqu funciona midiendo y evaluando la confiabilid y ecaci.~
sistema !ntt:~al de control mtemo de la entidad con miras a lograr su meJoramiento · stá
. La auditona mt:rna puede serconceptualizada corno una clase de auditoría cuando no e El
mcorada al sistema oper1te que está regulando, cuando es independien~ de él. ue
susstema e control denomI?ado auditoría interna debe responder a un macros1stema q el
estt Jerárq_wcente_ por encima ~el sistema operante. Si auditoría interna depende d se
máximo mvel eJecutivo de la sociedad y audita cualquier subsistema de la empresa,
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nfigunut con claridad las características de una auditoría. Si, en cambio, el subsistema de
cntrol auditoría interna no es independiente del sistema operante, entonces se tratará de un
e ontrol incorporado a éste pero no podrá ser llamado auditoría. Si, por ejemplo, se pretende
e ue efectúe la revisión de los estados contables para infonnación de la comunidad, no se
:!-ataña de una auditoría, sino de un control incorporado al sistema operante empresa,
faltanª la condició ncial de indepedencia.
Las funciones pnnc1pales son las sigmentes:
_ Revisión de operaciones p~ v~rificar su concordancia con las políticas y procedimien-
t s establecidos por la orgamzac16n.
ºcontrol de los activos a través de los registros y comprobaciones físicas.
: Revisión de las políticas y procedimientos de la organización con miras a evaluar su
efectividad.
_ Revisión de la concordancia entre los procedimientos contables y las normas contables
vigentes.
Los cuatro elemt:ntos del control, en el caso de_ la auditoría interna son los que a continuación se indican:
Elementos del control
Característica controlada
Sensor
Grupo de control
Grupo activante
Auditoría Interna Operaciones sobre los recursos materiales. humanos, fi- nancieros que dispone la organiión para el cumplimien- to de sus fines.
Conceptos básicos de adminisiración (Especialmente de Control).
Normas contables vigentes Elementos de soporte de información.
- Auditor Interno: cootador público en relación de depen- dencia con la organización que debe auditar. (En trabajo en. equipo. suelen acl\lar especialistas en otras áreas, v. in-- gcnieros, técnicos,elc.) El auditor interno usualmente actúa de acuerdo con normas de auditoria interna aprobadas por organismos privados es- pecializados (v. Insútuto de Auditores Internos)
Dirección de la organización.
Tabla 1-
- AUDITORIA OPERATIVA
;La auditoría operativa u operacional ha sido definida como "el examen de la gestión de u~ ente con el propósito de evaluar la eficiencia de sus resultados, con referencia a las metas 11 J_a~1s,. los recursos humanos, financieros y materiales empleados; la organización, uphzación y coordinación de dichos recursos y los controles establecidos sobre dicha gestión" .(9) . C?!"flº podrá advertirse de la simple lectura de·su caracterización surgen diferencias y similitudes tanto con la auditoría externa como con la interna; que pueden sintetizarse así:
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Cap 1 de Inf 5
Asignatura: Auditoría I
Universidad: Universidad Católica de Salta
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